Dans le cadre de la mise en œuvre du Programme d’Appui au Développement Territorial (PADT) financé par l’Union Européenne, un appel à projet a été lancé à l’endroit des Communes et des intercommunalités. Des deux Projets de l’APIDA, c’est le « PADCMCA » qui a été retenu par le programme pour être mis en oeuvre dans cinq communes du département de l’Alibori. Il s’agit des communes de Banikoara, Gogounou, Kandi, Karimama et Malanville. La commune de Ségbana étant bénéficiaire d’une subvention directe du partenaire est inéligible à ce financement dit en cascade. Pour une parfaite conduite du projet, une série de formation est prévue à l’endroit des bénéficiaires. C’est à cet effet que la présente formation qui porte sur les procédures d’exécution de l’Union Européenne a été initiée. Tenue les mercredi 18 et jeudi 19 mars 2020 dans la salle de réunion de l’Hôtel GB de Kandi, Cette formation a regroupé les SG, les DST/CST, SDLP et DAFE/CSAF et RP des communes bénéficiaires. Elle a connu également la participation des nouveaux RP de certaines communes du Borgou, de la Donga, de Ségbana, des cadres de l’APIDA et des Représentants du PADT (voir liste de présence en annexe).
L’essentiel des activités s’est articulé autour de deux points. Il s’agit de la cérémonie d’ouverture et le déroulement de la session.
La cérémonie d’ouverture a été marquée par les mots de bienvenu et de présentation du Responsable des Opérations de l’APIDA. Il a dans un premier temps souhaité la bienvenue aux participants avant de rappeler le contexte de l’atelier. Il a fini par la présentation de l’agenda aux participants. Après le RO, c’est le RSE chargé des appels à projets du PADT, représentant le Régisseur qui a pris la parole. Il a d’abord félicité l’APIDA pour la qualité des documents qu’elle produit régulièrement dans le cadre de la mise en œuvre de ce projet, ce qui leur facilite la tâche dans l’étude des documents. Il a mis un accent sur l’importance de cette formation dans la suite du processus avant d’inviter les participants à suivre attentivement et à poser toutes les questions possibles pour mieux comprendre les procédures. Le SE APIDA en prenant la parole a souhaité la bienvenu aux participants avant de saluer la présence du partenaire qui ne menage aucun effort pour la réussite de la gestion du PADCMCA. C’est sur ces mots qu’il a lancé officiellement l’ouverture de la session de formation sur les procédures de l’Union Européenne. La phase d’ouverture a été bouclée par la présentation des participants.
La première journée de formation est marquée par trois communications. Il s’agit de la Présentation des règles applicables à la sous subvention, des procédures de passation des marchés et d’une communication sur la comptabilisation, la trésorerie, la gestion bancaire et la gestion des actifs.
Communication 1 : Présentation des règles applicables à la sous subvention
Présentée par le CP-DEL APIDA, la communication a mis en exergue les obligations des bénéficiaires, les conséquences probables du non-respect de ces obligations, les acteurs de la gestion du projet et les exigences contractuelles.
En ce qui concerne les obligations des bénéficiaires, on retient fondamentalement que les bénéficiaires doivent assurer la mise en œuvre de l’action de façon responsable en respectant simultanément les meilleurs pratiques du domaine et les documents contractuelles de façon efficace, efficiente pour faciliter l’atteinte des objectifs spécifiques du projet. A cet effet, une évaluation ex ante sera réalisé avant le démarrage des activités pour avoir des données de références. A la fin du projet, une évaluation ex post est également prévue pour apprécier l’atteinte des objectifs. Après la mise en œuvre des actions.
Pa rapport aux conséquences probables, en fonction de la spécificité des cas, on peut noter le remboursement des fonds, des audits complémentaires, des pénalités financières ou la rupture de contrat. Le responsable/ gestionnaire du projet et le comptable sont les acteurs principaux. La mise en œuvre du projet à des exigences. Ainsi, en plus de la rédaction du rapport intermédiaire, les bénéficiaires doivent mettre à la disposition de l’administration contractante toute information requise, concernant la mise en œuvre de l’action.
A la fin de cette communication, les débats ont permis aux participants de mieux comprendre les règles applicables. De plus, on retient que l’objectif du PADT, n’est pas de bousculer les habitudes, mais de plutôt de respecter les principes de l’administration. Il est également important de retenir que les bénéficiaires peuvent organiser des évaluations à mi-parcours et peuvent prendre conseil auprès du cabinet d’audit en cas de difficultés de prise de décisions pour éviter des remboursements.
Communication 2 : Procédures de passation des marchés.
En matière de procédures de passation des marchés, il existe quatre types de marchés : Marchés de travaux, de fournitures, des services et de prestations intellectuelles. Mais selon les principes du partenaire, on retient quatre étapes. Il s’agit de la consultation, la sélection/ contractualisation, la validation des rapports et le paiement. Les procédures à utiliser varient en fonction des seuils. Ainsi, selon l’Union Européenne, pour les marchés dont le montant est inférieur à 1000 euro le marché se passe par demande de facture, il s’agit de la consultation simple. Lorsque le montant du marché est compris entre [1 000 euro- 10 000 euro [, la procédure utilisée est la demande de cotation. Enfin, lorsque le montant est compris [10 000 euro- 30 000 euro], la procédure utilisée est la procédure simplifiée avec un contrôle ex ante et ex post du partenaire. Dans ce cas, le délai minimum de soumission est d’un mois.
Après les débats suite à cette présentation, on retient que c’est un comité ad hoc qui conduit les procédures de passations selon les principes du bailleur. De plus, l’avis de non objection du partenaire est sollicité après la constitution de la liste restreinte suite à l’AMI, après l’élaboration du DAO, après la mise en place du comité ad hoc, après l’attribution du marché. Il est à noter que le partenaire doit être informé de la date d’ouverture des plis pour sa participation éventuelle. Les formalités de contrôle par la CCMP et d’approbation par l’Autorité approbatrice ne sont pas admises dans ce cas. Après ces discussions, la troisième communication a été présentée.
Communication 3 : Comptabilisation, trésorerie, gestion bancaire et gestion des actifs
Cette communication comporte trois grands points. Il s’agit de la gestion des actifs, de trésorerie et la gestion bancaire puis de la comptabilisation. Chaque point est subdivisé en trois parties notamment les exigences contractuelles, les problèmes éventuels et les conseils.
Après ces trois communications, les participants sont répartis en trois groupes. Ces groupes sont constitués en fonction des communes de provenance. Ainsi, les cinq groupes constitués traiteront les mêmes consignes à savoir :
Question 1 : Elaborer le plan de passation relatif à la mise en œuvre de votre sous projet communal
Question 2 : Décrivez l’organisation pratique de mise en œuvre de votre sous-projet communal
Question 3 : Comment, selon vous, choisir les prestataires qui recevront des des invitations à soumissionner.
C’est sur les travaux de groupes par commune que la première journée a pris fin.
La deuxième journée a débuté par le rappel des activités de la première journée. Sur ce, deux participants sont invités à faire la synthèse des grandes lignes. Après la synthèse, la restitution des travaux de groupe a été abordée. A cette étape, trois communes ont présenté leur production. Il s’agit des communes de Banikoara, de Karimama et de Kandi. Après les différentes présentations, un débat général a été fait sur les trois communications. De façon générale, on retient des débats que les procédures de passation de l’UE sont au nombre de trois en fonction des seuils. Il s’agit de : consultation simple, demande de cotation et de procédure simplifiée. Ce sont ces trois procédures qui seront utilisée dans le cadre du financement du partenaire. Cependant, le cofinancement avec les ressources d’autres partenaires respecteront les procédures de ces derniers. Il est également à retenir l’élaboration de deux outils importants notamment le plan de passation des marchés et le plan opérationnel. Ce dernier couvrira 18 mois décliné en semaine.
Suite à ces débats, deux communications diverses sont présentées. Celles-ci ont portées sur les supports pour la justification de certaines activités. Le classement des documents (les différents chronos) et les actions de visibilité du projet et de l’UE ont été présentés. Il a ensuite rappelé les deux rapports (intermédiaire et final ) à préparer dans la mise en œuvre du projet. La deuxième communication diverse a porté essentiellement sur le PRAG 2018 qui servira de support pour le montage des dossiers dans le cadre de ce projet.
La cérémonie de clôture a débuté par les mots RSE en charge des appels à projets.
Enfin, le SE a remercié très sincèrement l’équipe du PADT qui a non seulement participé mais a animé qualitativement l’atelier de formation. Il a rappelé qu’avant l’étape actuelle on vient de franchir deux étapes. A cet effet, les acteurs sont à féliciter pour leur détermination. Il a enfin sollicité la disponibilité permanente des différents acteurs dans la suite de la mise en œuvre du projet qui est en train d’entamer sa phase active. C’est sur ces mots qu’il a clôturé l’atelier de formation.